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中职学校电子档案管理措施

作者: 中文核心期刊2019-05-09阅读:文章来源:中文核心期刊咨询网

  这篇论文主要介绍的是中职学校电子档案管理措施的内容,本文作者就是通过对中职学校电子档案的相关内容做出详细的阐述与介绍,特推荐这篇优秀的文章供相关人士参考。

中职学校电子档案管理措施

  关键词:中职学校;电子档案;管理策略

  网络信息时代,各行业都受到了信息技术的洗礼,并席卷起了“互联网+”的模式。作为学校管理工作重要方面的档案管理,也开始受到了信息技术的深度影响。电子档案以其不可逾比的独特优势,给纸质档案造成了极大的视觉冲击,在方便工作人员管理各方面档案的同时,也给他们的工作带来了不小的挑战。传统的纸质档案管理存在着诸多问题,比如,归档程序比较琐碎、材料保存受各种条件影响、占用空间比较大、资源浪费严重、管理人员工作量大、档案提取不方便等问题,早已无法胜任现代社会的高速快捷的工作节奏。而电子档案的出现,使档案内容转化为了数字信息,具有容量大,占用空间小,提取方便,利于实现资源共享等优点,业已成为档案管理中的得力助手,也是管理工作的发展趋势。本文就对此进行了有益的研究和探索。

  一、中职学校加强电子档案管理的重要意义

  现在以人为本的理念深入人心,学校的学生档案、学校人事档案等,都进入了新的管理体系,成为电子档案管理的重要对象。学校员工的职称、工资、养老、医疗、住房等,都和学校的档案有着千丝万缕的关系,尤其是学生的档案。在中职学校,学生的档案管理是必不可少的一项管理任务。学生档案是对学生在校表现的综合记录,具有很强的真实性,属于记录他们生活与学习及参加各项实践的原始性材料,是中职学生将来面向就业的必不可少的重要依据,也是学校加强学生管理的重要措施之一。1.电子档案的出现节省了学校的管理成本。学校的各种档案,保存大量珍贵的资料,有些用文字或图片真实记录了学校的办学历程,比如,校址的变迁、学校机构的设置、人事任免等,以及学校开展的各类校园活动和校外实践活动等。这其中还包含数目众多的学校工作规划、计划、总结等,这些资料为学校的后续发展提供经验、教训,为学校的科学发展提供有力的佐证。如此种种。这些档案数量众多,种类庞大,要想有效管理,需要数名管理员负责,需要购置专门的档案设施,这就要耗费一定量的人力和物力,并且要占用学校的空间。随着信息技术的发展,档案信息化的建设进程加快,在档案管理工作中,网络化技术被广泛应用并实现了档案管理的数字化,这也使电子档案管理出现出一些新的功能属性,比如降低了管理成本。实现电子档案管理,只需要一个计算机管理员就可以轻易实现,无须牵扯太多的人力、物力和精力,占用的空间几乎可以忽略不记。这就有效节省了学校管理的成本。2.电子档案的出现提高了档案提取的效率。中职学校的档案保存了学校开展各项工作的制度和活动,单就学生的档案,就数目众多,诸如,学生入学花名册、学生的奖惩、学生的贫困补助、学生毕业档案、学生的实践活动、学生的职业技能鉴定、学生的就业流向等。由于学生流动性比较大,每年都需要提取他们的档案。传统的档案管理,虽然会对他们进行分门别类的管理,但是,要想顺利提取出来,还要需要耗费一定的时间和精力。而且这比较依赖于管理员的管理能力。若是采用电子档案管理,则能提高档案提取的效率,短时间内就可以顺利提取。3.电子档案的出现改变了档案管理的模式。传统的档案主要是纸质文件,并保存一定量的图片以及光盘资料等,这样检索起来比较麻烦,需要费时费力。随着计算机技术与通信技术的完美结合,办公自动化走入了学校管理的视野,电子文件也得以大量出现,这也就实现了档案管理的“去纸化”。随着电子档案的出现,学校档案管理的模式也发生了很大的转变。这种管理模式更体现了以人为本的管理理念,学校的档案管理不再浪费不必要的人力资源成本,管理效率也得以大幅提高,管理人员的思维观念也发生了转变,学校管理也呈现了管理的新气象,开拓了管理的新局面。

  二、中职学校电子档案管理过程中出现的问题

  由于各方面条件的局限性,在广大中职学校虽然应用了电子档案管理,但是在实际运用中,并没有发挥出电子档案管理的独特优势,未能极好地满足中职学校管理的要求。1.电子档案管理制度,未得到良好的贯彻落实。在很多中职学校,虽然制订了明确的档案管理制度与条例,加强了电子档案管理的规范性。但是,这些制度大都落实在了墙上,而不是落实在行动上。很多的电子档案管理的计划、总结等,不过于是为了应付上级领导的检查而准备的,其内容上也多是虚假资料。2.电子档案管理人员不固定。档案管理工作,面对的是一堆没有生命活力的信息,工作内容比较单调而且乏味,这需要管理人员必须拥有良好的职业素质,具备良好的耐心是第一要求。因此,这个岗位对于富有青春活力的年轻人来说,比较缺乏吸引力。而且在很多中职学校,从事档案管理的部门,并未得到学校领导层的重视。其档案管理人员,也多数是兼职,他们没有学到过相关的专业知识,而且多数是临退休人员,或者是学校返聘人员,他们年龄上较大,学历也较低,对于电脑的操作比较生疏,他们处于这个年龄段,精力上受生活的牵制比较多,因此也难有旺盛的精力进行电子档案的学习与管理。这就造成电子档案管理人员人事浮动比较大,影响了管理队伍的稳定。3.电子档案室基础建设相对落后。由于学校的档案管理部门在学校中没有得到足够的重视,因此,在档案室的基础建设上的投入相对不足,尤其是电子档案管理的出现,节省了人力成本,提高了管理效率,使学校领导层对档案管理变得更为“轻视”,这就导致电子档案室设备上更新比较缓慢,办公条件也相对较差,无法为学校的管理提供强有力的支撑。4.办公自动化技术没有得到有效施展。在广大中职学校,虽然相继涌现了电子档案管理,但是,在实际管理中,依旧以纸质档案为主。因为电子档案所需要的信息,也需要人工录入,这也需要占用管理人员大量的精力,因此,他们宁可采用低端的纸质管理。这样就导致计算机技术,并没有得到有效的利用,这种管理思想,在现代化管理要求下并不足取的。

  三、中职学校加强电子档案管理的措施

  要实现电子档案管理的规范化和科学化,学校有必要加强对电子档案管理的关注力度,切实提高电子档案管理人员的素质,使他们着手于电子文件的形成,熟练掌握电子档案的操作技能,切实提高管理水平。1.进一步建立健全电子档案管理制度,并要切实遵循。深化电子档案管理制度,是中职学校顺应现代化办公理念的时代要求。电子档案室的规章制度,必须有条不紊,切实可行,减少空洞性的条例,多些实用性,使档案管理走向科学化、规范化、有序化、制度化。电子档案管理人员要切实遵循管理条例,做到归档要分门别类,借阅有条件约束,管理人员与借阅人员严格遵守保密条例,档案室安全有保障,电子档案材料要定期更新,电子档案管理系统要定期维护。2.电子档案管理人员队伍要稳定,并且要具备专业素养。电子档案管理是学校管理的一部分,和学校的其他管理工作同等重要,不能重此轻彼。中职学校领导层要将电子档案管理纳入学校管理的日程,把从事电子档案管理的人员与学校其他工作人员一样同等对待。并且要注意电子档案管理人员队伍的建设,力求年轻化、专业化、稳定化。对从事电子档案管理的人员,同等考核与培训,在职称评定上一视同仁。并针对他们的知识构成与技术掌握程度,进行岗位前的职业道德与专业技术的培训,使其紧跟档案管理的时代步伐。这样待遇上吸引,工作上重视,从事电子档案管理的人员的工作积极性就会得到调动,这就保证了电子档案管理队伍的稳定。3.中职学校要切实加强对电子档案室基础设施的物资投入。电子档案管理队伍的稳定,工作人员积极性的调动,同样离不开学校对档案室基础设施的投入。中职学校要成立专门的电子档案室,置办必要的办公设备,优化他们的办公环境。并且每年都投入一定的经费,用以硬件的维护与添置,并对管理人员给予必要的奖励。这笔费用虽然不多,但是能够让电子档案管理人员得到心理上的重视,并增强他们对自身工作的认可,认为所从事的管理工作有价值。4.电子档案管理人员要加强对信息技术的掌控,录入信息要保证其真实性与准确性。随着信息技术在电子档案管理中的应用,电子档案管理人员的工作量一定时期内会增大,面对繁琐的录入工作,必须严正以对,切实保证录入信息的真实性与准确性。实践证明,信息的录入是相对比较辛苦的,但是,管理起来是极其便捷的。但若是管理人员对信息技术操作不熟练,业务素质不过硬,那也是无法满足管理要求的。因此,电子档案管理人员要切实加强自身业务素质的提高,不断创新管理模式,提高自己的驾驭能力。综上所述,要想提高中职学校电子档案管理的水平,需要禀持务实的态度,切实加强对电子档案管理的投入,建立稳定的电子档案管理人员队伍,不断夯实他们的职业素质,提升他们的职业道德,稳定管理队伍,使其为学校的管理工作做好服务。

  参考文献:

  [1]张如.论中职学校电子档案管理策略[J].青年文学家,2013年26期

  [2]苏华.试论中职学校电子档案规范化管理[J].青春岁月,2012年22期

  [3]赵萱.电子档案管理应注意的几个问题[J].机电兵船档案,2010年04期

  [4]程坤远,李冠成.电子文件对档案管理的挑战[N].中国档案报,2001年

  [5]乔晓萍.关于电子档案管理工作的几个问题[N].中国档案报,2002年

  作者:曹燕 单位:江苏省通州中等专业学校

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